Privacy Statement De Waele Advocatuur

In het kader van de dienstverlening van De Waele Advocatuur worden persoonsgegevens verwerkt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert De Waele Advocatuur als verwerkingsverantwoordelijke en houdt De Waele Advocatuur zich aan de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de Uitvoeringswet AVG. Daarbij zijn de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, De Waele Advocatuur:

De Waele Advocatuur
A: Barbara Strozzilaan 101
1083 HN Amsterdam
T: 0613690069
W: www.dewaele.nl

 

Welke persoonsgegevens verwerkt De Waele Advocatuur van cliënten, leveranciers of andere personen?

Voor wat betreft persoonsgegevens van cliënten:
De Waele Advocatuur verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:
NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door cliënt verstrekt;
Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door cliënt verstrekt;
Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals door cliënt, een wederpartij en/of een derde verstrekt of uit openbare bron is verkregen, zie ook hierna onder “Derden”;
Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door cliënt is verstrekt;
Andere gegevens die uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) zijn verkregen of door derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil;
Andere gegevens van cliënten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om aan de toepasselijke wet- of regelgeving, de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten te voldoen, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs en het bijhouden van een oud-cliëntenlijst.

Leveranciers
De Waele Advocatuur verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie De Waele Advocatuur producten of diensten afneemt of die werkzaam zijn bij deze leveranciers:
NAW-gegevens dat wil zeggen: naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, zoals door de leverancier verstrekt;
Overige contactgegevens zulks als telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals deze door de leverancier zijn verstrekt;
Gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten; het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals dat door de leverancier verstrekt is;
Andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist, ingevolge de AVG, de Uitvoeringswet AVG of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Derden
De Waele Advocatuur verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden, zoals personen niet zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in de dossiers voorkomen en/of advocaten en/of andere adviseurs met wie De Waele Advocatuur contact heeft:
NAW-gegevens, dat wil zeggen: naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, voor zover aan De Waele Advocatuur bekend gemaakt;
Overige contactgegevens, zoals telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, voor zover aan De Waele Advocatuur bekend gemaakt;
Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten, wederpartijen of derden aan De Waele Advocatuur zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerkt De Waele Advocatuur uw persoonsgegevens?
De Waele Advocatuur verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:
wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
met uw toestemming.

Wanneer De Waele Advocatuur uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal De Waele Advocatuur deze toestemming afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Daarbij stelt De Waele Advocatuur het op prijs als u dat op een duidelijke en kenbare manier doet. Daarbij wijst De Waele Advocatuur u er nadrukkelijk op dat het intrekken van uw toestemming op enig moment, de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór diezelfde intrekking van uw toestemming, onverlet laat.
De Waele Advocatuur gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven, op basis van welke grondslag die hierboven genoemd werd, dus grondslag (a t/m d), De Waele Advocatuur dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:
• om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, met inbegrip van het identificeren van de cliënt en het verrichten van een conflict check om belangenverstrengeling te voorkomen (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening, het voldoen aan de  Verordening op de Advocatuur en de gedragsregels voor advocaten);
• voor de administratie van De Waele Advocatuur, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en om aan de Verordening op de Advocatuur te voldoen);
• om contact met u te houden en om met u te communiceren; (a, b, c: het belang om de diensten van De Waele Advocatuur onder de aandacht van bestaande klanten te brengen).
• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen met inbegrip van de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekt De Waele Advocatuur uw persoonsgegevens?
De Waele Advocatuur verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is, of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt De Waele Advocatuur er voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.
De Waele Advocatuur kan persoonsgegevens van cliënten, leveranciers en derden delen met:
• Leveranciers (bijv. softwareleveranciers, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus, accountants etc.);
• De externe klachtenfunctionaris (mr. Y.E. Geradts, Geradts & Vetter advocaten);
• Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van de dienstverlening;
• Gerechten en overheidsinstellingen;
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.
Ten behoeve van de dienstverlening kan De Waele Advocatuur persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal De Waele Advocatuur erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wetten en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.

Hoelang bewaart De Waele Advocatuur uw persoonsgegevens?
De Waele Advocatuur bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteert De Waele Advocatuur de volgende bewaartermijnen:
• De dossiers van de door De Waele Advocatuur behandelde zaken worden conform de Handleiding Archivering op het Advocatenkantoor van de Nederlandse Orde van Advocaten gedurende ten minste vijf jaar (en langer indien wettelijk noodzakelijk) bewaard.
• De persoonsgegevens die in het kader van de Kantoorklachtenregeling worden verwerkt, worden uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.
• Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op De Waele Advocatuur ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kan De Waele Advocatuur de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

Beveiliging
De Waele Advocatuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, kunt u contact opnemen via dewaele@dewaele.nl.
Uw privacyrechten
U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door De Waele Advocatuur:
het recht om te verzoeken of De Waele Advocatuur persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens;
het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).
Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen met De Waele Advocatuur via dewaele@dewaele.nl of per post via: De Waele Advocatuur; Barbara Strozzilaan 101, 1083 HN Amsterdam, of per telefoon 06 13 69 00 69 of per e-mail dewaele@dewaele.nl. Daarbij kan De Waele Advocatuur, om te voorkomen dat De Waele Advocatuur informatie aan een verkeerde persoon verstrekt, om aanvullende informatie vragen ter verificatie of vaststelling van uw identiteit. In beginsel informeert De Waele Advocatuur u uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek of De Waele Advocatuur aan uw verzoek kan voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zal De Waele Advocatuur u uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kan De Waele Advocatuur onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zal De Waele Advocatuur u uitleggen waarom.
Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten
Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door De Waele Advocatuur, dan probeert De Waele Advocatuur hier samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan kunt u gebruik maken van de klachtenregeling en heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen
Dit Privacy Statement is voor het laatst aangepast op 13 augustus 2020. De Waele Advocatuur behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen. De meest recente versie van dit Privacy Statement zal steeds op de website www.dewaele.nl worden geplaatst. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streeft De Waele Advocatuur er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.